איך לבחור מקום לאירוע?

כאשר אתם מתכננים אירוע, בין אם מדובר במסיבה, חתונה, בר מצווה, ברית או אירוע חברה, הדבר הראשון שתצטרכו לבחור הוא מקום לחגיגה. לבחירה זו חשיבות רבה להצלחת האירוע והיא תשפיע על המשך הארגון החל מבחירת עיצוב לאירוע, קייטרינג וכן הלאה.
לצורך כך ריכזנו עבורכם מקבץ טיפים איך לבחור את המקום המתאים ביותר בו ייערך האירוע המיוחד והמוצלח שלכם:

מיקום גיאוגרפי
כדי למנוע מצב בו המוזמנים יגיעו לאירוע עייפים או חסרי סבלנות אחרי נסיעה ארוכה בתוספת עמידה בפקקים, מומלץ ששיקול עיקרי בבחירת מקום החגיגה יהיה בהתאם למקום המגורים של מרבית המשתתפים. נסו להקל עליהם ולבחור מיקום באמצע. בנוסף, מומלץ לבחור מקום במיקום לא מרכזי מידי כך שהגישה אליו תהיה נוחה ככל הניתן וללא בעיות חנייה. מסיבה זו, לפעמים מומלץ לבחור מקום מעט מרוחק יותר המאפשר גישה נוחה אליו ולא מקום קרוב במרכז העיר הכרוך בקשיים להגיע אליו.

כמות המשתתפים
בהתאם לכמות המוזמנים לאירוע תוכלו לכוון למקום המתאים, כזה שיתאים לכמות הרלוונטית. לא מומלץ לבחור מקום גדול מידי שייתן תחושה של מקום ריק או מנגד, מקום קטן מידי, שיהיה צפוף והתחושה בו תהיה מלחיצה ולא נעימה והשולחנים צפופים או המעברים מינימאליים.
תקציב
העריכו מראש אומדן לתקציב לאירוע שתוכלו לעמוד בו. כדי להישאר במסגרת התקציב חשוב לרדת לפרטים הקטנים כמו איך מחושב מחיר המנות, מה המחיר כולל, מה לא ומה צריך להוסיף. קחו בחשבון כי ככל שכמות המוזמנים גדולה יותר, כן המחיר למנה במרבית המקרים יורד.

תאריך האירוע
בהתאם לתאריך האירוע, גם במקרה בו הדבר אינו נתון לבחירתכם, כמו למשל אירוע ברית וגם במקרה בו בידיכם הבחירה, בידכם לבחור את סוג המקום. במידה ומדובר באירוע חורף, בחירת המקום תיעשה מתוך מבחר האולמים הסגורים או המקורים לעומת אירוע קיץ, המאפשר בחירה מתוך גני אירועים פתוחים, אירוע בחוף הים ואפשרויות נוספות.

מקום פתוח או סגור
אחת ההתלבטויות הגדולות היא האם לבחור באולם סגור ממוזג בקיץ ומחומם בחורף מול מקום פתוח כמו גן, המאפשר אירוע בחיק הטבע הירוק והפורח לו היופי הייחודי שלו, אך יחד עם זאת, תלוי גורמים מזג אויר לא ידידותי ונוח או חרקים מעופפים. ישנם מקומות המשלבים גן ואולם, כך שניתן להנות משני העולמות.

מה המקום כולל
בררו האם המקום כולל קייטרינג משלו או שנדרש להביא קייטרינג חיצוני ואם כך המצב, האם ישנה דרישה לאישור הקייטרינג הנבחר על ידם. במקרה הראשון חשוב לדאוג למפגש טעימות לפני סגירת החוזה מאחר ושני הדברים תלויים אחד בשני. בנוסף, בדקו האם המקום כולל עיצוב משלו או לא ואז הדבר מייקר את העלויות מאחר ויש צורך להיעזר בחברת עיצוב אירועים חיצונית או לערוך בעצמכם סיורים בתל אביב או מקומות אחרים בחנויות בהן ניתן להשיג במחיר מוזל כמות גדולה של פריטים במיוחד לאירועים מהסוג.

רישיון לעסק
חשוב לוודא שישנו רישיון עסק למקום ואפילו לבקש לראות אותו למען הסר ספק. קחו בחשבון כי קיימים אולמות וגני אירועים רבים הפועלים ללא רישיון ואין להקל ראש בנושא שכן מקום הפועל ללא רישיון פועל ללא היתר, ללא ביטוח וללא פיקוח, כך שאין לו אישורי בטיחות ממכבי אש ומהמשטרה וממכבי אש ויש חשש שייסגר עוד לפני שהאירוע שלכם ייצא לפועל.

אקוסטיקה
אחת התלונות השכיחות של אורחים באירוע מתייחסת לאקוסטיקה של המקום, כאשר לא ניתן לשוחח עם השכן בשולחן בגלל עוצמות הרעש והמוזיקה. במקומות פתוחים אין בעיה כזו מאחר ואין קירות ותקרה המחזירים את גלי הקול אך במקומות סגורים, הדבר תלוי בתקרה שהיא אקוסטית או לא ואם לא, האם קיימת אפשרות חלופית לספוג את הרעש. על מנת לוודא את מידת האקוסטיקה במקום, מומלץ להגיע לאירוע הכולל סדר גודל דומה של מוזמנים לצפויים באירוע שלכם ולבחון את המצב מכמה וכמה פינות באולם.

הפרטים הקטנים והחשובים
ישנם פרטים קטנים וחשובים שכדאי לוודא לפני הסגירה מול המקום, כמו למשל גנרטור תקין וזמין למקרה של הפסקת חשמל, האם ישנה תעודת כשרות (במידה והדבר חשוב מבחינתכם תוך התחשבות במשתתפים). בנוסף, בדקו את רמת הניקיון של השירותים הקיימים במקום והאם קיימת כמות מספקת של תאים ביחס לכמות המוזמנים. לגבי החנייה, האם קיימת חנייה מסודרת עם סדרן או האם החנייה כרוכה בתשלום. כמו כן, על מנת להיות רגועים, כדאי לבדוק האם ישנה מגבלת זמן לאירוע ושעת סגירה.

לסיכום,
אם החלטתם אחרי מספר הכרויות , לעשות את הצעד הגדול ולמסד את הקשר, בשעה טובה נולד לכם תינוק או חוגגים אירוע משמח אחר, השלב הראשון והמכריע הינו שלב בחירת המקום בו תיערך החגיגה. בחירה זו תלויה בפרמטרים שונים ומגוונים, כולל המיקום, התקציב, הרישיון, האקוסטיקה ועוד.
שיהיה אירוע מוצלח!